My Secret Rainbow

GTD最全面教程，从入门到精通

若你是效率控，必定久仰GTD大名，它算的上时间管理界的逼格代表。但是复杂难懂，不好上手。这篇文章是作者研读《Getting Things Done》并结合多年GTD使用经验所写，尽量还原GTD全貌，澄清误区，提示可能触及的雷区。希望读完文章后，能让大家把GTD用的明明白白。

一、GTD可能并不是你认为的GTD

既然想用GTD，那得知道它有何用。时间管理、提高效率，一提GTD就这两词。显然，这两词太抽象。多数人认为，GTD能充分利用一天时间做更多事，部分人认为GTD能治疗拖延症，更有人把GTD作为提醒器，对抗遗忘。

这些确为GTD所及之事，但非核心卖点。Kindle能压泡面，但便携阅读和护眼才是它的核心卖点。用就要用它的核心卖点，否则会显得本末倒置。没有人为了压泡面买Kindle，不是吗？

GTD的核心卖点是节省脑力。有些人事多人忙，一天还没过完，精力已耗竭，打不起精神完成更多工作。David Allen 认为用大脑来记忆是浪费，完全可用第三方纸笔或软件等代替，待需处理此事之时，再进入大脑，而非一直盘踞在脑海中。心无旁骛能提高当下效率，还可节省精力，应付更多工作。GTD的功效在《都忙成狗了，还觉得荒废人生，怎么破？》一文中已详述。

由此可见，GTD的前提是“你很忙”。假如你不忙，只是时间利用率不高，爱拖延，爱磨蹭，GTD不是不能用，但也要明白，它并不是为这种情况设计的。

二、GTD的作用原理

做任何事，都遵循客观的五个步骤：收集、判断、整理、复查、执行。以「家中请客设宴」为例：

• 收集：询问有几位客人赴约，分别喜欢吃什么。
• 判断：判断客人的喜好，哪些能满足，哪些不能满足，需要多少份食物。
• 整理：记下准备做的菜，准备买的食材。
• 复查：检查还有何遗漏之处。
• 执行：设宴之日，按预想好的操作即可。

做事的五个步骤

前四步是准备期，显然准备越充分，执行越轻松。现实情况是，很多人前四步随便做做，导致问题积压在执行阶段，手忙脚乱，还是以「家中请客设宴」为例：

• 收集：问来的喜好只记在脑子里，漏了，忘了，记错了。
• 判断：判断需基于收集来的信息，前面记的乱七八糟，判断自然很模糊。
• 整理：脑子里大概想想做什么菜，要买什么食材。
• 复查：随便想想，好像差不多了。
• 执行：请客之日，A问想吃的鸡翅有没有，你才想起来；某道菜要提前腌制才入味，现在来不及了；记得家中还有一瓶酱油，怎么就用完了？

GTD理论认为，人的精力有限，一旦脑力跟不上，就会混乱，可通过合理分配脑力以优化五个步骤：前四步准备充分，第五步傻瓜执行。

每个步骤都是下一步的基石，若全储存在大脑中，大脑会很累。换句话说，我们能轻易说出事情的来龙去脉：

我在炸鸡翅，因为A说想吃，反正我会做，也正好有食材。其实A更喜欢红烧鸡翅，我记得家中有酱油的，怎么找不到了，只能炸了。希望端给他的时候，他不要嫌弃。

GTD则要求忘记前因后果，因为早已用纸笔或软件记录，所以一个使用GTD的人是这样的：

为什么在炸鸡翅？管他呢，反正现在就是炸鸡翅。我要翻面了，否则糊了。

炸完之后，看一眼GTD系统，上面写着：把鸡翅端给A。

GTD理论认为，前期充分准备，执行便可心无旁骛，更轻松，也更专注，提高效率是自然之事。

注意事项

收集、判断、整理、复查、执行，五个步骤尽管贯穿GTD，却非GTD提出的做事方法。而是通过观察，发现人们客观上就是这样做的。GTD基于客观，对五个步骤进行优化。

三、五个步骤的优化方法

1、收集：设置生肉库

你需要一个生肉库来代替大脑记忆，将所有待处理的信息记录其中。其他GTD的文章，会称之为工作篮、收件箱等。但我觉得生肉库更形象，因为收集的全是原始信息，像没字幕的原版片，是生肉，待加工。

五步骤中的第一步：收集

生肉库可实体可虚拟。存放促销单的盒子、记事本，这是实体生肉库。手机上的APP、电脑文件夹、邮件收件箱等，这是虚拟生肉库。根据实际情况，可设置1-2个生肉库，勿多勿少，适用最好。

有些人看到这，要开始纠结工具了。GTD用纸笔即可搞定，高效的工具当然更佳，但为了不沦为“玩工具”，本文仅以纸笔为例。

写在纸上的生肉库

注意事项

不仅仅把“准备做的事”记入生肉库，而是记入一切待处理的信息。这和其他待办清单有很大区别。

GTD的作用是分配脑力，但凡要用脑的信息，都放入生肉库。

* 收集阶段如何避免崩坏

1. 所有信息统统放入生肉库，一个不落。如果生肉库中只是部分信息，你就无法完全依赖它，你知道他不完整，还需要用脑记。如此一来，变成两头兼顾，搞得更为费脑而不是省脑。

领导让你采购5样商品，你在清单上记了3样。你无法对照清单买完就走，只能在超市里拼命回想。当你一旦想起，会直奔货架，若再掏出纸笔完善购物清单，明显多此一举。这就是为什么有些人用GTD觉得更麻烦，而不是更轻松。

2. 不要超过2秒。根据我的实践经验，单条收集时间超过2秒，代表收集方法太麻烦，麻烦的事定不能长久。请避免以下三种情况：

1. 不合理的生肉库：扫码送红包的促销单，放盒子里即可，不用拍成照片存印象笔记。
2. 做多余的事：常见于用APP做生肉库。周三14点开会，如此记录即可。不用设定时间提醒，分类，标注重点等等。这是后面的事，不要在收集阶段做。
3. 执念：常见于手账控。记个信息要画花，要贴纸，要换颜色，不然对不起美美的手账。热情一过就懒的搞。

3. 定期清空生肉库。 注意是清空不是清理。生肉库必须定期空无一物，我为了避免堆积每日清空。但这的清空不代表完成，而是把“生肉”从生肉库里移出，进入下一环节。

2、判断：为“生肉”打标签

收集的后一步是判断。所谓判断，是指对“生肉”作定性。定性的方法是依次提问，再根据答案给“生肉”打标签。

五步骤中的第二步：判断

Q1: 这是什么？

收集阶段要求不超过2秒，原始信息基本一扫而过。为了正确判断，有必要再次阅读，看清楚后进入Q2。

Q1：这是什么？

Q2: 现阶段是否执行？

如果不能执行，从没用 可能会做 可能有用 中选1个标签打上，判断结束。

如果可以执行，进入Q3。

没用：过期的优惠券、没意义的信息、已取消的计划等等。

可能会做：想做但不是现在。比如，网上推荐的美食，有机会打算去吃。别人推荐的电影，有空打算去看。

可能会用：今后会派上用处的信息。比如，外卖单、优惠券、可借鉴的案例等。

Q2：现阶段能否执行？

Q3：2分钟内能否完成？

2分钟内可完成，打上2分钟标签，判断结束。

如果耗费2分钟以上，请进入Q4。

Q3：2分钟内是否完成？

Q4：能否一步完成？

如果不能，打上多步标签，判断结束。

如果一步即可搞定，请进入Q5。

一步：一个动作即可完成。比如，打电话给小王、丢垃圾、复印合同。

多步：一个以上动作才可完成。比如，策划年会，主题演讲、通过英语六级考试。

Q4：能否一步完成？

注意事项

同一动作在不同场景下，可能是「一步动作」也可能是「多步动作」，视情况而定。例如：签合同。

如果你已和对方谈妥，仅差签字。这是「一步动作」。

如果没有谈好，签字之前，还有商讨细节，双方确认等步骤，这就是「多步动作」。

GTD中把一步完成的事称为「行动」，把一步以上完成的事称为「项目」。

Q5：自己做？别人做？

如果自己做，打上自己做标签，判断结束。

如果别人做，打上别人做标签，判断结束。

Q5：自己做还是别人做？

至此，判断全部结束，打标后的生肉库见下图。实际使用中，打标可在脑内进行，没必要写下来，此处仅为示例。

生肉库的打标示意图

3、整理：清空生肉库

整理是把“生肉”从生肉库中移出，按其标签，分类处置。你需要几张纸，写上愿望清单、项目清单、执行清单、等待清单；存放资料的文件夹（可虚可实）；一本日历。

不同标签对应不同处理方式

上图是不同标签的生肉对应的去处，下面将依次详述。

没用 – 垃圾桶

有两种情况会收集无用“生肉”。一是快速收集没看仔细，二是事情有变，有用变无用。别因此沮丧， 没用 标签的生肉直接丢掉。

没用的条目直接划掉

可能会做 – 愿望清单

想做但不是现在，也未安排何时，总觉得有朝一日会做。比如，网上推荐的餐厅、别人推荐的电影、想学的技能，等等。这份清单可以理解为“mark”，先标记一下，有空再说。

从生肉库划去，放到愿望清单

小技巧

建议完善“生肉”措辞。如果以「想」字开头，语义将更明确。

可能有用 – 文件夹

这些通常不是任务，而是资料。不可丢弃，留备待查。实体资料可用文件夹保存，虚拟资料可用网盘、印象笔记等等。可用工具极多，以后会对此逐一推荐。但切记，不要沦为“玩工具”。照相机玩的再溜，也不代表摄影水平高超。

从生肉库划掉，放到对应的保存点

2分钟 – 立刻去做

2分钟内能完成的事，直接做掉，删除即可。

做完从生肉库中划去

自己做 – 执行清单、日历

标为 自己做 的生肉，移到「执行清单」。如有准确日期，则标在日历上。

从生肉库划去，写到对应的执行清单和日历

小技巧

建议完善“生肉”措辞。加上动词或以动词开头，语义将更明确。

准确日期指仅可在这天执行，早不行，晚也不行。

别和开始和截止日期弄混。比如，10日-15日开团买面膜。不可标注在10日，也不可标注在15日。应写在「执行清单」上并注明开始和截止日期。

这样做是为保持「日历」的紧迫感。如果日历上的任务可变动，会令人麻木，久而久之将不再对日期敏感。

别人做 – 等待清单

交给别人做的事，写在「等待清单」中。虽无需自行动手，但仍为分内事，必要时或许要催促，因此不能简单删除，而要留有痕迹。

从生肉库划去，写到等待清单

小技巧

建议完善“生肉”措辞。如果以「等」字开头，语义将更明确。

多步 – 项目清单

「项目清单」较特殊，移出时不作为内容，应使用全新空白纸，作为标题。

每个项目对应一个清单

将「执行清单」「日历」「等待清单」中与其相关的行动，汇总到项目清单。

汇总到项目清单

进一步分解项目，预计该项目还需哪些「一步行动」，再填到对应的「执行清单」「日历」「等待清单」。

预想行动，并抄到对应清单

此处的项目分解是凭经验做的预想，执行起来并不一定就此发展，且极可能漏掉。这些无需担心，只要严格按照GTD流程，这些问题可在复查阶段被修正。

这也正是为何明明重复，却一定要单设「项目清单」。进度控制对项目管理而言至关重要，混在其他清单中加大分辨难度，不易复查。筛选和回想很费脑，而GTD的宗旨是省脑。

至于为何不把其他清单上的去掉，仅用「项目清单」，这就涉及执行阶段如何省脑了。

注意事项

抄来抄去确实繁琐，实际操作并不会用纸笔，而是APP。用GTD适配度高的软件，没有这么麻烦。

4、复查：执行前的最后准备

很多人能用GTD，但用不久，跑着跑着就崩，症结在于复查不到位。该词原文翻译过来叫“回顾”，但我觉得认为表达不精准，容易误解成“看下自己做过什么”。这步重点在检查，而不是“人生跑马灯”。

复查是执行前的最后准备。明天要出差了，今晚再检查下行李是否缺漏；马上要考试了，进场前再检查下手机是否关机；马上要表演了，上台前再检查下服装有无纰漏。GTD的复查原理与其类似，执行前再检查一遍前面的步骤，看是否已按要求处理。

执行前的再检查

GTD理论要求的回顾频率是每周一次，通常是周末抽出一大段时间。实际使用后深觉工作节奏快，每周复查跟不上步调，有必要加强复查频率，保证现实和GTD系统不脱节。我在每天临睡前复查，一般5-10分钟即可。

复查的步骤

1. 检查「生肉库」是否清空。
2. 检查「愿望清单」是否有条目需要执行，转化成行动或项目。
3. 检查每张「项目清单」了解项目进度，并保证每个项目至少有一个行动。
4. 检查「等待清单」是否有条目需要转化成行动，也就是催促。
5. 检查各清单是否有已完成、已作废的条目，立刻删除。

复查心得

起初使用GTD并不能完全放心，尽管晚上都安排妥当，第二天早晨我还看下清单，需对今日事项做到心中有数。

熟练使用GTD后，早晨的复查已省去。我不需要提前知道，开始做了才去想。如果你对GTD不能做到完全依赖，也可先这样过度。

再次强调，复查是GTD中最重要的环节。其程度相当于把草稿纸上算的结果填到答题卡上，不复杂但很关键。不做这步，之前全费。

5、执行：按顺序执行

执行指从「行动清单」和「日历」中挑件事来做。GTD对如何挑选也做了指导：

1. 先做「日历」上的事项。
2. 再做突发工作。指临时指派给你，较为紧急的工作。如果不紧急，放入生肉库。
3. 做「行动清单」上的事项。如果你的「行动清单」上有超过50条行动，挑选就成了麻烦，需用到GTD中的「情境」技巧（我的其他文章会介绍）。如果没有超过50条，就挑能做的做吧。

如果上述行动全部执行完毕，就运行GTD系统，也就是处理生肉库，判断打标这套流程。这样你又会有新的任务出现了。如果这都做完了，恭喜你，完美的一天。

四、成为GTDer

看完上述介绍，若你有意着手一试，可遵以下步骤开始：

1. GTD的初次配置

• 准备好GTD工具，可以是手账、APP等。
• 找个空闲的周末，整理所有的待办事宜、想法等，放入生肉库。
• 判断、打标，分别整理到对应的清单。

2. GTD的日常使用

• 执行：先做「日历」、再做突发事件、再做「行动清单」，如此循环。
• 生活中，所有的闪念、新任务、新资料等，放入「生肉库」。
• 临睡前复查：清理「生肉库」、判断、打标、分解项目、整理到对应清单。

3. GTD的崩溃应对

• 将没有记录的“生肉”从脑内拿出，放入「生肉库」
• 执行复查环节，GTD即可回到正轨。

写在最后

GTD的方法已经写完了，指望它治疗拖延症的人，可能要失望。GTD没有提醒环节，无法在堕落之时唤起努力之心。使用GTD的感觉，更像打网游。我要干嘛呢？看看任务单吧。让人高效打怪升级，不在游戏中迷茫。如果连游戏都不打开，GTD实则无用。

尽管GTD对拖延症无效，我们依然有其他方法治疗，欢迎关注「逗总手记」，后续将有相关文章。

 

原文：https://mp.weixin.qq.com/s/mjtpSFrHuZohcFH8k_-nsQ